济南市国家税务局出口货物退（免）税档案管理办法（试行）

  



济南市国家税务局出口货物退（免）税档案管理办法（试行）



为进一步加强出口货物退（免）税档案管理，力求出口货物退（免）税档案管理统一、规范，提高档案管理水平，结合我市国税系统实际情况，特制定本办法。

第一章     总  则

第一条 本办法所称档案，是指已办理完结的出口货物退（免）税申报、审核、审批资料；退(免)税会统资料；各种证明资料；其它出口货物退（免）税有关档案资料。

第二条 各基层局退税部门要设专（兼）职档案管理人员；退税机关设兼职档案管理人员。

第三条 在日常管理中，有关人员应将已办理完结的出口货物退（免）税档案资料，办理交接手续，交由退税部门档案管理人员保管，设专柜按户储存退（免）税档案。年度终了后，转交本单位档案管理部门统一保管，填制《退税资料移交接清单》（见附件），办理相应的交接手续，不得分散保存。

对外承包工程在整个项目完结前、外商投资企业采购国产设备在监管期内的退（免）税档案资料、出口免税核销前的资料，由退税部门负责保管，在整个项目完结后、五年监管期结束后、免税核销完结后，转交本单位档案管理部门统一保管。

第四条 出口退（免）税档案室工作纳入本单位退税部门职责范围，统一管理、统一考核。

第五条 出口退（免）税档案管理人员要保持相对稳定，严格执行档案管理有关规定和要求，遵纪守法，保守档案机密，精通档案业务，熟悉税收业务，努力把档案工作做好，为机关领导决策和各项退（免）税工作服务。

第二章 出口退（免）税档案管理基本要求

第六条 负责出口货物退（免）税资料接收、审核等工作的岗位，应建立、健全出口货物退（免）税资料的接收、移交登记制度，对于出口企业提供的申报资料准确、纸质凭证齐全且与申报的电子数据内容一致的，退税部门应接收申报，同时要向出口企业办理交接手续或出具《接单回执》（见附件），并按照市局的统一要求设置《申报登记台帐》（见附件）。

第七条 审核人员相互之间的资料传递，应办理相应的交接手续。对于已审核通过的但尚未办理免抵调库和退税的资料以及尚未审核通过的资料,审核人员负责保管，并要有专门档案橱进行存放，加强管理，严防出口退（免）税资料的丢失。

第八条 出口货物退免（税）档案管理岗位职责

（一）建立健全本单位出口退（免）税档案工作的各项规章制度，贯彻落实上级机关及同级档案部门关于档案工作的有关规定。

（二）负责对国库已办理“免、抵”调库、退库手续的退税资料及相关证明的保管，确保退税资料的完整。

（三）负责对已受理的资料进行登记、整理、编号、归档，力求管理科学、查找方便，努力实现档案管理工作的标准化、规范化、科学化。

（四）负责完整无误的作好与同级档案管理部门的出口退（免）税档案移交工作。

第三章 档案的立卷和归档

第九条 各种退（免）税会计报表、账簿、凭证，应按照计会部门的要求，及时整理归档，确保计会资料的完整。

    第十条 各种退（免）税有关证明，出口退税认定资料，要按照类别，分户进行整理、装订归档。

第十一条 出口货物退（免）税申报资料的归档  

（一）对已办理完结“免抵”调库、退税和免税核销的资料，由审核岗位及时加盖“已免抵”、“已退税”和“已免税核销”章，并于7日内移交档案管理岗位，填写《资料交接明细表》（见附件），办理交接手续。

（二）退税部门档案管理人员对已接受的退（免）税资料，应在5日内进行分类登记、整理、编号、归档。归档所需档案盒市局统一样式，由各基层局自行制作、使用。

（三）退（免）税资料的卷皮、档案盒相关内容应填写齐全。档案编号为9位。其中：从左至右前两位为辖区号，中间四位为所属年份，后三位按所辖出口企业户数顺序编制固定的号码。

（四）档案管理人员应编制《出口退税档案管理编码》及《出口退税档案目录》（见附表）。

（五）档案管理人员对已归档的退税资料，要保持档案的完整与安全，发现隐患，及时清除。

第四章 出口货物退（免）税档案的管理和使用

第十二条 各级国税机关出口货物退（免）税档案按户进行科学的分类，分类应保持前后一致，具有稳定性。按照同一编号要求对退（免）税相关资料进行编号，归档文件的档案号码不能重复。

第十三条 退税部门档案管理岗位可根据工作需要配备相应数量的档案柜架和其他所需设备。

第十四条 建立健全出口货物退（免）税档案资料的统计制度。对档案的收进、移出、库存、利用、销毁等情况进行登记和统计。并按照上级国税机关和同级档案管理机关的有关要求报送档案管理有关报表。

第十五条 各级国税机关退税部门档案管理人员调动工作时，应当在离职前将本人保管的出口货物退（免）税档案数量和状况向接收人交待清楚，办理有关交接手续。

第十六条 各级国税机关退税部门档案管理人员必须熟悉所管档案情况，编制归档文件目录、文号索引、专题目录等检索工作和必要的参考资料。

第十七条 出口退（免）税档案资料的借阅、查阅按以下规定执行：

（一）本单位工作人员借阅档案，需经科室负责人批准，一般应在档案室查阅。确因工作需要借出使用时，借出时间最长一周，用完后及时归还。如特殊情况需要延长借阅时间的，需报经区（县）分管局长批准。

（二）外单位查阅本机关档案，要持单位介绍信，需经区（县）局长批准后方可查阅，但一律不许借出使用。

（三）对于借阅的档案资料，档案管理人员应履行借阅登记手续，对于借出的退（免）税资料应制作资料移交清单，由交接双方签字。对于借出收回的退税资料，档案管理人员应认真核对，并及时整理归档。

第十八条 退（免）税资料的保管期限原则上为10年以上，法律、行政法规另有规定的除外。

第十九条 对于超过规定保管期限的退（免）税档案资料，各（区）县局不得随意销毁，需报经退税机关同意后，由退税机关统一组织销毁。

第二十条 对于涉嫌骗税的出口退（免）税档案资料，应长久保存。

第五章  附 则

第二十一条 出口退（免）税资料是出口企业办理退（免）税的重要法定依据，各单位应高度重视，加强管理，明确责任，严格按照本办法的相关规定执行。

第二十二条 本办法自2005年1月1日起执行。



二OO五年十二月二十日

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