在以市场经济为主的信息时代,会计的反映和监督的基本职能本应该得到充分的体现。但是因为种种原因现代会计的反映职能通过各种技术手段能够得到充分发挥,使得监督职能在经济飞速发展的今天就显得更加重要。随着社会经济的迅猛发展,在信息产业相当发达的今天,建立在现代信息技术上的ERP系统的实施,在很大程度上改变了企业的业务流程。近几年来,传统的会计核算工作已经被企业利用计算机强大的数据处理功能所代替,使会计工作的职能划分、责权稽核、会计文档等业务发生了一系列的变化。从而大大提高了会计的时效,改变了会计工作的形象。在这种情况下,如果企业内部会计控制制度不够完善,不适应新形势下的企业管理就会使企业的生产经营,财务活动失去控制,从而危及企业的生存与发展。本文对实施ERP环境下的内部会计控制制度谈谈自己的看法。
1.在实施ERP的环境下更要坚持不相容职务分离原则,也就是要进行职务分隔。内部会计控制制度保证企业内部涉及会计工作的机构、岗位的合理设置及其职责、权限的合理划分。坚持不相容职务互相分离,确保不同的机构和岗位之间权责分明,互相制约,相互监督。在ERP环境下由于业务交叉,各模块物流资金信息共享,会计业务活动时,要使每项经济业务至少有两个人或两个以上的部门参与,这样就可以用一个去证实另一个的准确性,只要人尽其用就不会造成工作的重复。调整不适应ERP环境的会计岗位设置,完善各岗位职责,特别是管理岗位和稽核岗位。在不同会计职务上加强预测、决策、分析等职责,加强稽核对业务的指导、监督、检查等职责。因此,只要相关的人员和部门之间没有徇私舞弊,差错与不轨就不难发现。
2.在ERP的实施过程中坚持有效性原则,也就是说要有适度授权原则。内部会计控制制度,应当能够约束企业内所有的人,也就是说所有的人都不能拥有超过内部会计控制制度的权力。人即是内部控制的主体又同时是内部控制的客体,即对其发生的经济活动实施内部控制,又同时受到制约与监督,是主体与客体的统一。要完成会计责任,企业在内部会计控制制度中要详细规定完成经济业务的适当授权种类。一般授权规定了批准经济业务的标准条件,特定授权有严格的条件和具体的人员。在企业中通过适当授权和申请程序,决定能接近资产的是哪些人员,这是保护资产的完全,保证会计资料的真实性的有效途径之一。
3.实施ERP对信息资源的安全性要求。(1)《会计核算软件基本功能规范》对电算化下会计活动在输入处理、输出和安全方面提出规范性要求。随着会计电子化的进程,会计系统的进一步开放和数据共享,将增加会计信息和资产完全控制的难度。企业的电子商务和
网络财务既加大了企业在技术操作上的难度也增加了内部会计控制的难度。ERP实施下的一级核算就要加强对运程操作、网上支付、电子凭证等的控制也就是要在内部会计控制中加强对运程数据操作的安全控制。(2)在ERP环境下完善内部会计控制,减少盲区。根据ERP系统的要求,企业调整优化内部会计控制减少由于流程自动化带来的对内部会计控制可能造成的削弱。但依然不可能完全消除内部会计控制上的盲区。这就使企业必须不断地优化控制环境,加强控制活动的能力。ERP的实施,一方面使企业进行业务流程重组,另一方面则可以利用其先进的信息技术准确、及时地反映内部会计控制的动态信息,监控企业经营成本及资金流向。(3)加强对ERP实施过程中文档、软硬件的安全控制。对ERP系统的证、账、表及有关活动控制的同时,还应当建立相应的适应ERP环境的档案管理制度,加强对会计信息数据的安全控制。通过对软硬件工作环境的控制,从而保证数据处理的正确性、完整性、可靠性。
4.通过对控制目标点与面的评估,降低实施ERP系统的内部会计控制的风险。有人说ERP的实施,就好像飞行一般,既让人感到胆战心惊,又让人无法抗拒。ERP的实施实现了跨业务,跨职能部门的业务处理,使过去跨部门的审批程序简化和压缩。实施ERP后,企业所遇到的主要业务风险来源于重组后的业务流程。流程化管理的ERP,打破了原来条块分割的职能部门,使企业的资源统一管理和共享。运行与管理在很大的程度上由ERP来进行控制,这就导致了内部风险环境的变化。使得过去传统的内部会计控制内容的风险变得更加复杂。一般来讲ERP系统覆盖营销、计划、生产、采购、仓储、财务、人力资源等企业运营管理的各个层面,企业基于风险管理的原则,在ERP实施过程中通过定期风险评估,寻找对重点业务流程影响最大的环节,并对这些流程进行描述和分析,对ERP流程中的每个活动进行追溯,描述风险特征并确定相应的控制区。这就需要对ERP环境下的关键业务流程的内部会计控制点进行定期审核,确认其是否能有效的控制业务风险,并对其做出评估和完善。
5.调整完善ERP实施中人的因素,发挥人在内部会计控制中的作用。ERP的实施主要还是依靠人的素质,任何内部会计控制制度的成效取决于高素质人的贯彻执行。在对各业务层面实施全面培训的同时保持经常性的检查和评价,这大大有助于提高内部会计控制的成效。适时地实行员工信用保险制度,不但可以使企业财产信用在受到损害时取得赔偿,更重要的是有一种心理遏止的作用。同时实行休假和工作岗位轮换。充分发挥内部审计的作用,对会计控制进行审计与评价,从而保证内部会计控制制度更加完善严密。
6.ERP环境中的观念创新,保持内部会计控制制度的先进性。虽然ERP的实施使传统会计核算工作减少,但对业务部门监督的职能增加了,在这种情况下,事后的核算减少了,事前的预测和评估增加了。要进一步的完善内部会计控制,就要抓住内部会计控制中主体人的因素,实现企业中的人在观念上的不断创新就显得尤为重要。要解决企业内部会计控制的薄弱乃至失效,还需要解决最根本的因素环境控制者人的问题。也就是要解决企业中不同层面上人的思想问题,在思想上要转变传统会计业务流程的观念,树立ERP全方位、系统化的观念。首先,便要在企业中真正的确立“以人为本”的管理理念。围绕人的价值管理展开内部会计控制活动,在会计人员后续教育的基础上,企业内部建立一种连续培训制度,培养和打造一支学习型的会计队伍。协调内部会计控制中环境控制关系,使每个人都能真正的以主人翁的态度参与进来,充分调动人的积极性和创造性,使得ERP环境下的会计工作能延伸到企业经营管理的各个角落,实行会计工作的前移。其次,观念上的创新要更进一步树立知识经济下生产力的新观念。在此基础上对全体人员进行知识经济生产力标准的教育,为企业内部会计控制打下良好的基础。
7.完善ERP环境下的企业内部控制制度,实现适应ERP的制度创新。企业从观念的创新进一步到思维上的创新,有新思维的创新,才会有创新的管理,创新的管理是企业内部会计控制中根本性的充满生命力的要素。ERP的实施使企业会计活动内外环境和管理要求发生了变化,原始资料由业务部门采集、审核和进行业务操作,由业务模块到财务模块,自动形成集成凭证,这就使得传统会计监督的重心转移到业务部门,要在源头上控制会计信息的质量。及时的修正ERP环境下的内部会计控制制度,才能及时的发现问题、解决问题,防范和化解企业经营风险。信息时代ERP的实施,除了传统会计账务处理制度外,还要结合企业的实际情况,制定适合ERP环境下的财务模块和其他业务模块的内部会计控制的运行制度。这就需要企业对传统会计控制制度的有所突破,对实施ERP下的内部会计控制制度有所创新,这也是建立健全现代企业制度的需要。在实施ERP的条件下,建立一个良好的信息和沟通制度,可以使企业真正的做到信息共享、数据共用,使内部会计控制在控制的过程中不断地完善与充实。
8.ERP的实施改变了传统的管理模式,需要进一步的完善ERP环境中的现代管理方式,促使企业要保持进一步的管理创新。内部会计控制制度在逐步实现从现行的账务管理向财务内部控制的转变,从计划经济基础管理逐步向企业风险评估基础管理的转变。ERP的实施实现了物流、资金流、信息流的统一,使财务工作的重心前移,管理职能加强,监督力度加大,针对新形势下的管理模式,企业的内部会计控制制度也相应地做出调整,从而带动企业整个信息进程的建设,有利于企业的管理。
内部会计控制制度是内部控制的一种,它是以企业内部的经济活动为客体,管理控制为起点的一个动态的发展过程。ERP系统的实施将会给企业内部会计控制制度建设带来机遇与挑战,现代化的企业同样需要现代的内部会计控制制度。