【摘要】在传统会计信息系统的内部控制已不能适应现代
网络环境要求的情况下,企业必须培养整体的
网络信息处理能力;增强对会计信息系统的控制;重新设计内部控制规则。
【关键词】
网络环境 会计信息系统 内部控制
在
网络环境下,企业会计的组织结构、财务管理模式、预算管理模式和内部控制模式都发生了变化。纵横交错的计算机
网络系统,改变了企业信息上传下达的垂直传递方式,“扁平化”的企业组织结构将取代“科层制”;会计信息系统融合于企业
网络信息系统中,并通过因特网实现与供应商、客户、金融机构,以及审计、税务、海关等部门的链接;企业内部传统的部门界限、信息处理分隔将越来越趋于模糊;财务与会计人员的工作也将越来越趋于综合化;会计信息系统与其他管理信息系统实现了一体化、集成化;会计信息系统以计算机、
网络技术等新型的信息处理工具置换了传统的纸张、笔墨和算盘。而这种置换不仅仅是简单的工具改变,也不再是手工会计的简单模拟,更重要的是它对传统会计理念、理论与方法造成前所未有的、强烈的冲击。
面对
网络环境下会计信息系统面临的种种变化,企业应按照合法、经济、全面、审慎、相互制约以及一贯性等原则,从以下几方面加强会计信息系统的内部控制。
一、完善环境建设,培养企业整体的
网络信息处理能力
(一)建立健全会计组织结构与权责分派体系
企业应对原有的会计组织机构进行适当的调整,以适应
网络环境的要求。按会计信息的不同形态,可将会计岗位划分为会计核算组、会计信息系统运行组、管理组。也可以按会计岗位和工作职责划分为计算机会计主管、软件操作、审核操作、审核记账、电算维护、电算审查、数据分析等岗位。组织结构的设置必须适合企业的实际规模,符合企业总体经营目标,并且应按精简、合理的原则对组织机构的设置。
(二)重新调整内部控制中的内在关系
网络技术突破了信息传递和信息处理的瓶颈,管理的幅度增大,层次减少,高耸性组织逐渐趋于扁平。
网络使得内、外部人员平等地进行动态协调和沟通,企业中每一个人都可成为
网络上控制的一个决策点或节点,内部控制由命令与控制向集中与协调转变。它需要会计信息系统能为
网络结点上的企业信息使用人员平等提供财务会计信息,通过建立“层次顺序”流畅的“意见沟通”管道、有效的“协调”与“合作”体系,提供良好的规划、执行、控制和监督活动的框架,使企业员工能及时掌握企业的营运状况财务与非财务信息,实时进行业务过程控制和经营决策工作。
(三)强调“软控制”与人的重要性
知识经济时代,企业发展将主要依靠科技、知识与人才,而内部会计控制采取的一切措施、方法和程序,归根结底都要由人来执行,所以,要以“人本主义”作为构建内部控制机制的信条,企业管理者应当重视对人员选择、使用和培养,这不只是内部控制的环境因素,也是内部控制结构的有机组成部分。所以要加强
网络会计信息系统的内部控制,首要的是加强对人员素质的控制及对员工素质的培养。把人作为企业中最重要的、不可忽略的一项资源,注重人的素质培养,特别是企业领导人和管理层培养。
二、引入
网络信息技术,增强内部控制
控制活动是确保管理指令执行的有效程序,是针对实现组织目标所涉及风险而采取的必要防范措施。除了职责分离外,内部控制活动还包括批准程序、授权、审核、确认与复审等。
网络环境下,会计信息的内部控制活动有绩效评估、信息处理、实物控制和职责分工等。利用
网络信息技术,设立良好的控制活动,增强内部控制系统的预防性功能,实现企业的一体化集成管理。
三、加强信息流动与沟通,增强对会计信息系统的控制
企业会计信息系统是企业管理信息系统最为重要的组成部分。因此,企业应加强会计信息系统及其他方面的信息沟通体系的建设。确保组织中每个人均清楚地知道其所承担的特定职务,了解内部控制制度的有关方面,在控制制度中自己所扮演的角色,所担负的责任,怎样与他人的工作发生关联等。
四、加强监督,定期评估,重新设计内部控制规则
企业会计信息系统内部控制需要通过有效的执行来实现。因此,要确保内部控制制度的切实执行并取得良好效果,就必须实施有效的监督。在内部控制的监督过程中,内部审计、控制、自我评估发挥着重要作用。
新的技术带来了新的风险,内部控制系统必须经常评估和更新。没有哪一套规则在环境发生变化时还能很好地适应,所以,对专业人员来说,评估内部的有效性是非常重要的。既然控制程序与企业具体环境相关,当新的业务和信息流程提出后,控制目标应当保持不变,但为达到该目标的具体控制措施必须改变,以适应新的环境。